制作会社との打ち合わせを、1回で終わらせる準備

1. 「打ち合わせ、これで3回目なんですよ」

中小企業の経営者の方とお話していて、こんな言葉をよく聞きます。

「ホームページの打ち合わせ、これで3回目なんですよ。1回目は顔合わせで終わって、2回目に参考サイトを見せられて、結局そのときも決まらなくて。毎回1時間半くらい取られるので、だんだん気が重くなってきました」

このご相談、本当によく伺います。そして詳しくお聞きすると、打ち合わせが何度も続く理由は、ほぼ2つしかありません。決める人がその場にいないか、判断の材料がその場に無いかです。

制作会社の段取りが悪いわけでも、経営者の決断が遅いわけでもありません。その場で決められない条件のまま集まっているから、決まらないだけです。順番が逆になっている会社が、本当に多いと感じています。

この記事で分かること

この記事は、ホームページを作る前に、決めておく5つのこと の続きにあたります。あちらは着手前に何を決めるかという話で、こちらは打ち合わせ当日をどう進めるかという話です。決める中身ではなく、決まる段取りのほうを書きます。

具体的には、当日までに手元に用意しておくもの、参考サイトの選び方と見せ方、制作会社に聞いておく7つの質問、そしてその場で決まらなかったことの扱い方です。準備に必要なのは、前日の30分だけです。

2. 打ち合わせが続く理由は、2つに絞れます

先に構造をお伝えします。ここが分かると、準備するものが自然に決まります。

① 決める人が、その場にいない

いちばん多いのがこれです。打ち合わせには担当者が出席し、制作会社が案を出す。担当者は「社内で確認します」と持ち帰る。社内で確認した結果が戻ってくるまでに1週間、戻ってきた内容に別の人が意見を足して、また1週間。

これを2往復すると、2回目の打ち合わせが2週間後になります。決まったことは何もないのに、1ヶ月近く進みません。

② 材料が、その場に無い

次に多いのがこれです。制作会社が「ロゴのデータをいただけますか」「現在のサイトの管理画面に入れますか」「使える写真はありますか」と聞く。答えはどれも「探してみます」になる。

探す作業は、その場ではできません。だから打ち合わせが終わり、材料が揃うのを待つ時間が始まります。ここで1〜2週間、長いと1ヶ月かかります。

③ 決まらないままの項目を、持ち越してしまう

3つ目は、やや性質が違います。その場で決められない項目が出たときに、「次回までに考えます」で終わらせてしまう形です。

考えるのは構いません。問題は、次回まで誰も考えないことです。打ち合わせの翌日には本業に戻るので、1ヶ月後に同じ議題を同じ状態で見ることになります。

この3つは、全部当日より前に手が打てます

①は誰が出席するかの話です。②は前日に探しておく話です。③は進め方の話です。どれも、技術的な難しさは一切ありません。やるかやらないかだけです。

3. ① 決める人が、同席していますか

ここがいちばん効きます。そして、いちばん飛ばされます。

決める人が同席していない打ち合わせは、ほぼ必ずもう1回になります

言い方を強くしますが、私が現場で見てきた限り、ここは例外がほとんどありません。最後に決める人がその場にいない打ち合わせは、ほぼ必ず「もう1回」になります。

理由は単純です。打ち合わせで出てくる判断は、その場で聞いてみないと分からないことが多いからです。「この3ページのうち、どれを先に作りますか」「写真は撮りますか、あるもので済ませますか」。どれも、その場にいれば10秒で決まります。いなければ、持ち帰って1週間です。

「決める人」は、社長でなくてもいい

誤解のないように書きますが、社長が必ず出なければいけないという話ではありません。条件は、その場で決めてよいと社内で認められている人が1人いることだけです。

担当役員でも、実務の責任者でも構いません。大事なのは、その人が決めたことを後から別の人が上書きしないという合意が、社内で先に取れていることです。この決め方は ホームページを作る前に、決めておく5つのこと の③に詳しく書きました。

全部に出られないなら、最初の1回だけ出る

社長が多忙で、毎回の出席が難しい会社もあります。その場合は、初回だけ出ていただくのがいちばん効率的です。

初回で決まることが、その後の全部を規定します。誰に見せるサイトか、何をしてほしいか、どのページを作るか。ここが決まっていれば、2回目以降は担当者だけで進められます。逆に初回を担当者だけで済ませると、後の全部が仮決めになります。

出席者は、3人までに

人数の話もしておきます。打ち合わせに5人、6人と出ていただくと、かえって決まりません。意見が増えるぶん、まとめる時間が必要になるからです。

目安は決める人、実務を回す人、現場を知っている人の3人まで。意見を聞きたい人が他にいる場合は、打ち合わせの前に社内で聞いておいて、代わりに持ってきていただく形にします。

4. ② 材料は、その場にありますか

次は持ち物です。7つあります。全部揃っていなくても構いませんが、揃っているほど当日が進みます。

当日までに、手元に集めておくもの

• 名刺 ― ロゴ、正式な社名表記、連絡先が一度に分かります。1枚で足ります
• 会社案内・パンフレット ― 事業内容の説明が、すでに文章になっています
• チラシ ― 誰に向けて、何を訴えてきたかが分かります
• 既存サイトのログイン情報 ― 管理画面、ドメイン、サーバーの契約先とIDです
• よく聞かれる質問のメモ ― 5つでいい。そのままページの見出しになります
• 断っている仕事のメモ ― 対応範囲の裏返しです。問い合わせの質が変わります
• 使えそうな写真 ― スマートフォンで撮ったもので構いません。数が多いほど選べます

いちばん時間がかかるのは、ログイン情報です

7つのうち、前日に探して見つからない可能性が高いのはこれです。既存サイトのドメインとサーバーが、どこで誰の名義で契約されているか。前の制作会社に取られたままになっている会社も珍しくありません。

ここが不明なままだと、新しいサイトを公開する段取り自体が組めません。打ち合わせより前に、分かる範囲で調べておいていただけると、その日の話が一段深くなります。契約の見方は サーバーとドメインを、どこで契約するか に整理しました。

「断っている仕事」が、いちばん価値があります

意外に思われるかもしれませんが、7つのうち制作側がいちばん助かるのはこれです。

できないことが書いてあるサイトは、来なくていい問い合わせが減ります。「対応エリアは兵庫県内のみ」「個人宅の工事は承っていません」「10個以下のご注文は承っていません」。こうした一行があると、対応できない依頼への返信に使っていた時間が消えます。

5. 参考サイトは、好きなサイトではなく「分かりやすかったサイト」を3つ

制作会社から「参考になるサイトはありますか」と聞かれる場面について書きます。ここの答え方で、仕上がりが大きく変わります。

「好きなサイト」を挙げると、ずれます

よくあるのは、見た目が洗練されたサイトを挙げるケースです。大手メーカー、有名ブランド、海外のデザイン性の高いサイト。気持ちは分かりますが、これを挙げると参考になりません。

理由は2つあります。1つは、予算と素材の規模が違いすぎること。プロが撮影した写真が100枚ある前提で作られたサイトは、写真が10枚の会社には移植できません。もう1つは、貴社のお客様が見るのは、貴社の同業のサイトだからです。

選び方は、「同業で、客として見たときに分かりやすかったサイト」

おすすめしている選び方は、こうです。同業他社のサイトを、自分が客の立場で見てみる。そのうえで、分かりやすかったものを3つ選ぶ。

• 同業であること ― 載せるべき情報の種類が同じになります
• 客として見ること ― 作る側の目ではなく、探している側の目で見ます
• 分かりやすかったこと ― かっこよさではなく、知りたいことがすぐ見つかったかどうか

3つという数にも理由があります。1つだと真似になり、5つ以上だと方向がばらけます。3つあると、共通している点が見えてきます。その共通点が、貴社のサイトの方向になります。

見せるときは、どこが良かったのかを1行添える

ここが実はいちばん大事なところです。参考サイトを渡すときに、URLだけでなく「どこが良いと思ったか」を1行添えてください。

添える内容は、具体的な部位にしてください。全体の雰囲気、ではなく、こう書きます。

• 「料金の出し方がよかった。税込みで、何が含まれるかまで書いてあった」
• 「写真の使い方がよかった。現場で働いている人が写っていて、商品の写真が少ない」
• 「トップページのいちばん上の1行がよかった。何の会社か、7文字で分かった」
• 「問い合わせの前に、よくある質問が置かれていた。電話する前に不安が消えた」

1行が無いと、関係ない部分が真似されます

なぜ1行が要るのか。「このサイトが好きです」とだけ伝えると、制作側は見た目の全体を参考にします。色、余白、写真の大きさ。ところが経営者が気に入っていたのは料金表の書き方だったりします。

ここがずれたまま進むと、1回目の案で「思っていたのと違う」が起きます。そしてもう1回打ち合わせになります。1行書くだけで、この1往復がなくなります。

逆に、避けたいサイトも1つ挙げてください

参考にしたいサイトと同じくらい役に立つのが、こうはしたくないという例です。同業でも構いません。「文字が小さくて読めなかった」「電話番号を探すのに時間がかかった」。

良い例より、避けたい例のほうが言葉にしやすい方も多いです。どちらでも構いません。基準が1つでも言葉になっていれば、デザインの議論は好き嫌いから抜けます。

6. 聞かれて困る質問と、制作会社に聞く質問

打ち合わせは、聞かれる側と聞く側の両方になります。両方を先に用意しておきます。

聞かれて困りやすい、5つの質問

初回の打ち合わせで必ず聞かれ、そして答えに詰まりやすいのが、この5つです。前日に一度、声に出して答えてみてください。

• 誰に見せたいサイトですか ― 新規のお客様、既存のお客様、求職者、取引先。順位を付けておく
• 見た人に、何をしてほしいですか ― 電話、フォーム、来店、資料請求。1つに絞っておく
• 同業との違いは何ですか ― 自社で言いにくければ、お客様に言われた言葉を思い出す
• 断っている仕事はありますか ― 対応範囲を決めるために聞かれます
• 公開希望日はありますか ― 展示会、繁忙期、採用の時期。理由つきで言えると強い

答えが出ない質問には、「決まっていません」と言ってよい

誤解されがちですが、全部に答えが要るわけではありません。「まだ決まっていません。一緒に決めたいです」と言っていただくほうが、制作側としては話が早いです。

困るのは、決まっていないのに決まっているふりをされることです。後で変わるので、作業が戻ります。決まっていないことが分かっていれば、その場で決める時間を取れます。

同業との違いは、お客様の言葉を借りる

5つのうち、いちばん詰まるのがこれです。自社の強みを自分で言うのは、誰にとっても難しいことです。

おすすめの答え方は、お客様から言われた言葉をそのまま持ってくることです。「対応が早い」「無理を聞いてくれる」「他社で断られたものを受けてくれた」。これは事実なので、言いにくさがありません。そしてサイトの原稿としても、自社で考えた言葉より強く働きます。原稿の作り方は ホームページの原稿を、経営者が書かずに済ませる方法 にまとめました。

制作会社に聞いておく、7つの質問

次は聞く側です。この7つは、初回に聞いておいてください。後から聞くと、聞きにくくなります。

• 誰が作るのか ― 今日話している人が作るのか、別の担当者か、外注か
• 原稿と写真は、どちらが用意するのか ― 見積もりの範囲に入っているかまで確認する
• 公開までの期間はどれくらいか ― 材料が揃ってから何週間か、という形で聞く
• 公開後の更新は、誰がやるのか ― 自社でやるのか、依頼するのか
• 更新の回数と費用はどうなっているか ― 月に何回まで、超えたらいくらか
• ドメインとサーバーは、誰の名義になるのか ― ここは自社名義にしておきたい項目です
• 契約が終わったら、データはもらえるのか ― もらえるのか、サイトは消えるのか

とくに、下の3つを飛ばさないでください

7つのうち、初回に聞きにくいのが下の3つです。更新の費用、名義、契約終了後の扱い。気まずいので飛ばされがちですが、ここが後で効きます。

名義が制作会社になっていると、乗り換えたいときに交渉から始まります。契約終了後にサイトが消える条件なら、それを知ってから契約するほうが納得できます。隠す会社ではなく、聞けば答える会社を選ぶための質問だと考えてください。

私たち自身の条件も、同じ場所で先に申し上げています。見積もりの比べ方は ホームページの相見積もりを、公平に比べる方法 に、見積書で必ず見る6行として書きました。

7. 当日の進め方 ― 決まらないことの扱いと、議事録

最後に、当日の運び方です。細かいようですが、ここで1回分の打ち合わせが減ります。

その場で決められないことは、「いつまでに誰が決めるか」だけ決める

打ち合わせの中で、必ず決まらない項目が出ます。社内で確認が必要なもの、他部署に聞かないと分からないもの。これを無理に決める必要はありません。

決めるのは中身ではなく、いつまでに、誰が決めるかの2点だけです。「写真を撮るかどうかは、来週の金曜までに私が決めます」。これだけで、打ち合わせを止めずに次の議題へ進めます。

逆に、ここを決めずに「次回までに」とすると、次回まで誰も考えません。期限と名前が付いた項目だけが、実際に動きます。

議事録は、制作会社に書いてもらう

議事録は、制作会社に書いてもらってください。経営者が書くものではありません。そして書いてもらうことには、記録以上の意味があります。

制作会社が書いた議事録を読むと、こちらの話がどう伝わったかが分かります。伝えたつもりのことが抜けていたり、違う意味で受け取られていたりします。ここで気づけば、作業が始まる前に直せます。

できれば、その場で読み合わせる

さらに言えば、打ち合わせの最後の5分で、その日決まったことを口に出して確認するのが確実です。「今日決まったのは、この3つですね」「宿題は、私がこれを金曜までに、そちらがこれを来週中に」。

これを後日メールでやると、1往復増えます。その場でやれば5分で済みます。決まったことの確認だけは、必ず当日のうちに。

2回目以降が必要になる、正当な場合

ここまで「1回で終わらせる」と書いてきましたが、2回目が必要な場面もあります。むしろ、次の2つは分けたほうがいいものです。

• 撮影の立ち会い ― 現場や商品を撮る日は、打ち合わせとは別日にします。両方を同じ日に詰めると、どちらも中途半端になります
• 原稿の読み合わせ ― 上がってきた文章を一緒に読む時間は、最初の打ち合わせでは取れません。ここは別に1時間取る価値があります

この2つは、材料が足りなくて延びているのではなく、作業の性質上、別の日にやるべきものです。「3回目がある」こと自体が悪いのではなく、同じ議題を3回やることが問題なのだとご理解ください。

オンラインでやるときの注意

最近はオンラインでの打ち合わせも増えました。進め方はほぼ同じですが、2点だけ違います。

① 画面共有で、参考サイトを見比べる。オンラインの利点はここです。3つの参考サイトと貴社の現在のサイトを、同じ画面で順に開いて見比べられます。対面で紙を回すより、よほど分かりやすくなります。見せてもらいたい場面では、遠慮なく画面共有をお願いしてください。

② 録画してよいかを、先に確認する。録画があると、議事録の精度が上がります。ただし、相手の同意なく録るものではありません。始まる前に「録画してもよいですか」と一言。逆に録られる側になる場合も、同じ確認があるかを見ておいてください。

あわせて、オンラインでは手元の紙を見せにくいという弱点があります。名刺や会社案内は、前日に写真を撮ってメールで送っておくと、その日の話が速くなります。

8. 雄喜晃の伴走：決まっていない状態のまま、1回で進めます

私たち雄喜晃のホームページ制作では、初回のお打ち合わせを1時間から1時間半で1回と考えています。そのうえで、その1回のあいだに決まるところまで決めます。

私たちがやらないこと

先に、やらないことを書きます。「ご準備が整ってからご連絡ください」とは申し上げません。持ち物が7つとも揃っていなくても、名刺1枚からお話を始めます。

デザイン案を3つ出して選ばせる、ということもしません。選ぶ基準が無い状態で3案を見ても決まらないからです。参考サイトを一緒に見て方向を決め、その方向で1本お作りします。

打ち合わせを重ねて提案を膨らませる、という進め方もしません。回数が増えるほど、貴社の時間が減るだけです。そして、議事録をこちらで書いてお送りします。経営者の方に宿題を増やしていただく理由がありません。

ご相談の内容が予約システムや会員機能の開発であれば、そこは私たちの範囲外です。その領域を本業にしている会社にお願いされたほうが確実です。印刷物のデザインも、私たちの本業ではありません。

私たちがやること

初回では、この記事の5つの質問を一緒に整理します。誰に見せるか、何をしてほしいか、同業との違い、断っている仕事、公開希望日。決まっていないから相談できない、ということはありません。決めるところからが仕事だと考えています。

そのうえで、お話を1時間伺った内容をこちらで文章に起こします。「原稿と写真をご用意ください」とは申し上げません。そして1週間を目処に、貴社のサンプルを無料でお作りしてお持ちします。見てお断りいただいても費用はかかりません。

料金は制作費0円、月額8,800円（税別）からです。サーバー、独自ドメイン、SSL、保守はすべて月額に含まれます。月5回までの更新代行も同じ月額の中です。6ページ構成のプランは月額13,800円（税別）になります。

条件も先に申し上げます。最低契約期間は6ヶ月です。7ヶ月目以降はいつでも解約でき、違約金はありません。ただし、7〜35ヶ月目で解約された場合、サイトは非公開になります。36ヶ月以上ご継続いただいた場合は、ドメイン代等のご負担を条件にサイトをお渡しします。この記事で「聞いておく7つの質問」として書いた内容は、初回に全部こちらからお伝えします。

「打ち合わせを何度も取られるのが負担だ」という経営者の方は、一度ご相談ください。代表の木戸がヒアリングから制作、運用まで直接担当します。実際にお作りしたサイトは 制作実績、料金と条件は ホームページ制作のページ に載せてあります。神戸市北区鈴蘭台を拠点に、2025年10月から活動しています。

9. まとめ：前日の30分で、1回分が減ります

打ち合わせを1回で終わらせるために必要なことは、3つです。

• 決める人が同席する ― 最後に決める1人がその場にいれば、持ち帰りが消えます。全部に出られないなら初回だけ
• 材料を7つ揃える ― 名刺、会社案内、チラシ、既存サイトのログイン情報、よく聞かれる質問、断っている仕事、使えそうな写真
• 決まらないことは、期限と名前だけ決める ― 中身は後でいい。いつまでに誰が、の2点をその場で決める

あわせて、参考サイトは同業で、客として見たときに分かりやすかったサイトを3つ。渡すときに、どこが良かったかを1行添えてください。全体の雰囲気ではなく、料金の出し方、写真の使い方のように、部位で書くのがこつです。

制作会社への7つの質問も、初回に聞いてください。誰が作るのか、原稿と写真はどちらが用意するのか、公開までの期間、公開後の更新は誰がやるのか、更新の回数と費用、ドメインとサーバーの名義、契約が終わったらデータはもらえるのか。聞きにくい下の3つを飛ばさないことだけ、覚えておいてください。

準備にかかるのは、前日の30分です。その30分が、1回分の打ち合わせを消します。1回には、貴社の1時間半と、社内で調整する時間が含まれています。

ぜひ一度、お話を聞かせてください。決まっていない状態から、1回で進めるところをご一緒します。