ホームページと名刺・封筒で、書いてあることが違う

1. 「どっちが正しいんですか、と聞かれまして」

中小企業の経営者の方とお話していて、こんな言葉をよく聞きます。

「取引先の経理の方から電話がありまして。請求書の社名とホームページの社名が違う、どっちが正しいんですかと。見てみたら、片方が株式会社が前で、片方が後ろでした。言われるまで気づいていませんでした」

移転も社名変更もしていない。何も変わっていない。それでも、書いてあることが場所によって違っている。これは本当に多く、私が見てきた会社のほとんどで、どこか1つは食い違っています。

厄介なのは、自分では気づけない点です。社名も住所も毎日見ているので、違っていることが目に入りません。見つけるのは、いつも社外の人です。取引先の経理、郵便を配る人、検索して辿り着いた人。

この記事で分かること

この記事は、移転・社名変更・代表交代のときに、サイトで直すところ と対になっています。あちらは何かが変わったときに直す場所の話で、こちらは何も変わっていないのに起きているズレの話です。

変更がないぶん、直すきっかけがありません。だから放置され、気づかないまま確認作業を増やし続けます。この記事では、揃えるべき7項目を決めて1枚の紙にまとめる手順と、その紙を社内でどう使うか、揃える順番、そして見つけ方までを書きます。

2. ズレは、悪意なく自然に生まれます

まず、なぜ揃わないのかを共有させてください。ここが分かると、どこを疑えばいいかが決まります。

作った時期が違い、作った人が違う

名刺を作ったのは創業のとき、封筒は2年後、ホームページは5年後。それぞれ別の時期に、別の人が、別の資料を見て作っています。

名刺は印刷会社に電話で伝えた。封筒は前の名刺を見て作った。ホームページは会社案内のPDFを見て作った。どれも正しくやったつもりですが、参照元が1つではないので、少しずつずれます。

登記の表記と、普段使っている表記が違う

もう1つの原因がこれです。登記簿に書かれている住所は「一丁目2番3号」のような形式で、普段の名刺には「1-2-3」と書いている。どちらも間違いではないのですが、揃っていないと別の情報に見えます。

ビル名も同じです。登記には建物名まで入っていても、名刺では省いている。郵便は届くので、問題が表に出ません。

誰も「正解」を持っていない

いちばん根本的な原因はこれです。社内に「これが正しい表記です」という1枚が無い。

だから新しく何かを作るたびに、その時に手元にあった資料を参照します。名刺を刷るとき、請求書のひな形を直すとき、求人を出すとき。参照する先が毎回違うので、ズレが増えていきます。減ることはありません。

3. よくあるズレ、7つの型

実際に見つかるズレを並べます。自社に心当たりがあるかどうかで読んでください。

① 株式会社が、前か後ろか

いちばん多いのがこれです。「株式会社○○」と「○○株式会社」。登記上はどちらか1つに決まっています。

これが揃っていないと、検索結果で別の会社のように扱われることがあります。また、振込名義と請求書の社名が違って見えるので、経理の方が確認の電話をかけることになります。

② ビル名の有無と、階数の書き方

次に多いのがこれです。「○○ビル3階」を書く場所と書かない場所がある。あるいは「3階」「3F」「三階」が混ざっている。

郵便は届くので実害が見えにくいのですが、宅配の再配達や、初めて訪ねる人の迷いにつながります。

③ 丁目番地の表記

「1-2-3」と「一丁目2番3号」。この2つが混在している会社は非常に多いです。登記は後者の形式、名刺は前者という組み合わせがほとんどです。

どちらを使っても構いませんが、決めずに混在させていると、別の住所として扱われる場面があります。とくに地図サービスや登録サイトでは、文字列で照合されることがあるためです。

④ 電話番号のハイフンと、市外局番

「078-123-4567」「0781234567」「(078)123-4567」。この3つが社内に共存していることがあります。

さらに、FAX番号だけ古いまま残っているというケースも珍しくありません。FAXは使う機会が減ったぶん、確認されません。

⑤ 代表者の肩書

「代表取締役」と「代表取締役社長」。登記されているのは前者で、後者は社内の役職名というのが一般的です。

名刺は「代表取締役社長」、ホームページの会社概要は「代表取締役」。どちらも間違いではありませんが、契約書の記名でどちらを使うかが曖昧になります。

⑥ 英語表記

「YUKIKOU INC.」「Yukikou Co., Ltd.」「Yukikou Corporation」。英語表記は登記事項ではないので、決めていない会社がほとんどです。

決めていないと、名刺の裏、英語のメール署名、海外向けの資料で全部違う表記になります。海外取引が無い会社でも、ロゴの中に英語表記が入っていることは多いので、一度は確認しておく価値があります。

⑦ 創業と設立が混ざっている

最後がこれです。創業は事業を始めた年、設立は法人を作った年です。個人事業から法人化した会社では、この2つが違います。

会社概要に「創業1985年」、別のページに「設立2005年」と書かれていて、どちらが会社の歴史なのか読む側が判断できない。両方書くのは構いません。どちらがどちらかを明示してください。

4. ズレが、実害になる場面

ここまで「揃っていない」だけの話でした。では、実際に何が起きるのかを書きます。

請求書と振込名義が違って見える

いちばん具体的な実害がこれです。請求書の社名と、振込先口座の名義、そしてホームページの社名。この3つが揃っていないと、経理の方が確認します。

確認は電話かメールで来ます。1回3分でも、相手の手間が増えています。そして相手は、確認が必要な取引先として貴社を記憶します。

契約書の記名で、どれを使うか迷う

契約書に記名するとき、代表者の肩書をどちらで書くか。迷うたびに手が止まります。そして先方が作った契約書に別の肩書が入っていると、訂正するかどうかの判断が発生します。

実務上は大きな問題にならないことが多いのですが、相手が大きな会社だと、法務の確認が入って1日遅れることがあります。

郵便物が届かない、または遅れる

住所の表記が揃っていないと、郵便と宅配で影響が出ます。ビル名が抜けていて同じ番地に複数の建物がある場合、配達の人が探すか、戻ることになります。

これも実害が見えにくい類です。届いているので気づきません。ただ、相手の送り状がホームページを見て書かれている場合、ビル名が抜けたまま出され続けます。

検索で、別の会社と判定されることがある

表記が揃っていないと、検索エンジンや各種のサービスが同じ会社だと認識しにくくなる場面があります。社名、住所、電話番号の3点が照合に使われることがあるためです。

ただし、これは断定できる話ではありません。検索エンジンの判定の仕組みは公開されていませんし、表記が揃っていなくても問題なく扱われている会社も多くあります。揃えておいたほうが安全、という程度に受け取ってください。

Googleマップと食い違うと、地図に出にくい面がある

もう1つ、地図の話です。Googleビジネスプロフィールに登録した社名・住所・電話番号と、ホームページに書いてあるそれが食い違っていると、同じ事業者として結びつきにくくなる面があります。

これも断定はしません。ただ、揃えておくこと自体に費用はかかりませんし、揃えると地図に出やすくなる面があると考えてよいでしょう。地図とサイトの関係は Googleマップとホームページ、どちらを先に整えるか に詳しく書きました。

5. 揃えるべき7項目を、1枚の紙にする

ここからが本題です。やることは1つだけ。7項目を決めて、1枚にまとめることです。

1枚に書く、7項目

• 正式社名 ― 登記どおりに。株式会社が前か後ろかを確定させる
• 英語表記 ― 1つに決める。ロゴに入っている表記と揃える
• 住所 ― 郵便番号、丁目番地の形式、ビル名、階数の書き方まで
• 電話とFAX ― ハイフンの入れ方も含めて。FAXが無ければ「なし」と書く
• 代表者名と肩書 ― 契約で使う肩書と、名刺で使う肩書を分けて書いてよい
• 設立年月 ― 創業年がある場合は、両方を区別して書く
• 事業内容の1行 ― 20〜40字。名刺、求人、登録サイトで毎回必要になります

「事業内容の1行」が、意外と効きます

7項目のうち、作っていない会社がいちばん多いのがこれです。自社の事業を1行で説明する文。

無いと、求人を出すとき、登録サイトに入れるとき、名刺の裏を作るときに、毎回その場で考えることになります。その場で考えた文は、毎回違う文になります。1行決めておけば、以後は貼るだけです。

書式は何でもよいが、置き場所は1つに

この紙は、ExcelでもWordでも、紙に手書きでも構いません。大事なのは形式ではなく、社内の誰もが同じ1つの場所を見ることです。

• 共有フォルダの決まった場所に置く ― 「会社情報」という名前のフォルダを1つ作る
• 最終更新日を書いておく ― 古い写しが回るのを防げます
• 印刷して1枚、総務の机に置く ― 電話で印刷会社に伝えるときに使います

6. その1枚を、「表記ルール」として社内に配る

紙を作っただけでは、ズレは止まりません。使われる場面を決めて、配ってください。

使う場面は、だいたい決まっています

新しくズレが生まれるのは、何かを新しく作るときです。その場面はだいたい決まっているので、先に挙げておきます。

• 名刺を刷るとき ― 新入社員の分、肩書が変わった人の分。1枚増えるたびに参照する
• 請求書や見積書のひな形を直すとき ― 取引先の経理に直接届くので、ここがいちばん効きます
• 封筒・伝票・領収書を発注するとき ― 一度刷ると数年使うので、ここで間違えると長く残ります
• 求人を出すとき ― 媒体に入力する社名・住所・事業内容は、全部この7項目です
• 登録サイトに申し込むとき ― 業界団体、商工会議所、ポータル、比較サイト
• 新しいページをサイトに足すとき ― 会社概要以外にも、社名と住所が入るページがあります

ロゴのデータも、同じ紙に書く

7項目に加えて、ロゴについても同じ紙に書いておいてください。ロゴの扱いは、表記以上にばらつきます。

• 使っていいデータ ― ファイル名と置き場所。古い版が残っていたら「使わない」と明記する
• 色 ― 印刷用と画面用で指定の形式が違います。両方を書いておく
• 最小の大きさ ― これより小さくすると読めなくなる、という下限
• 背景が濃いときの版 ― 白抜きの版があるか、無ければ作るかを決めておく

ロゴの色と大きさが揃っていないと、名刺とチラシとサイトで同じ会社に見えません。表記のズレより、見た目のズレのほうが先に気づかれます。色の決め方は ホームページの色と書体を、どう決めるか にまとめました。

写真も、置き場所を1つにしておく

同じ紙の中に、よく使う写真の置き場所も書いておくと便利です。

• 代表の顔写真 ― 挨拶文、取材、登録サイトで毎回求められます
• 社屋・店舗の外観 ― アクセス案内、名刺の裏、紹介記事で使います
• ロゴのPNGとSVG ― 画面用と印刷・大きく使う用。両方を同じ場所に置く

探す時間が、毎回3分から5分かかっています。年に20回あれば1時間以上です。置き場所を1つに決めるだけで、この時間が消えます。写真の撮り方は ホームページの写真を、社内のスマートフォンで撮る に書きました。

紙とウェブの役割分担も、同じ場所で確認できます

この1枚を作ると、副産物として名刺・会社案内・サイトの関係が見えるようになります。どこに何を書いているか、何が重複しているか。

紙とウェブは、それぞれ違う相手に向けたものです。紙は貴社を知っている人、ウェブは知らない人という前提の違いがあります。この整理は 会社案内・チラシとホームページの、役割分担 に書きましたので、あわせてご覧ください。

7. 揃える順番と、見つけ方

最後に、実際に手を動かす順番です。

Step 1：まず、登記の内容に合わせる

出発点はここです。登記事項証明書を1枚取って、それを基準にしてください。

社名、本店所在地、代表者名、設立年月日。この4つは登記に書かれているとおりが正解です。普段使っている表記のほうが正しいと思っていても、登記に合わせてください。契約や請求の場面で参照されるのは登記の表記です。

なお、登記の手続きそのものは司法書士の先生の領域です。ここで言っているのは、すでに登記されている内容を確認するという作業だけです。

Step 2：名刺と封筒を揃える

次は紙です。順番を紙から始めるのには理由があります。紙は在庫があるので、切り替えに時間がかかるからです。

• 名刺 ― 次の発注から新しい表記にする。在庫は使い切ってよい
• 封筒 ― 一度刷ると数年使うので、在庫の残り数を確認してから決める
• 請求書・見積書のひな形 ― ここは在庫がないので、今日直せます。最優先で構いません

請求書のひな形だけは、紙ではなくExcelやシステムの中にあります。取引先の経理に直接届くものなので、7項目を決めたらその日に直してください。

Step 3：サイトを揃える

紙が決まったら、サイトを合わせます。直す場所は、会社概要、お問い合わせページ、フッター、プライバシーポリシー。通販機能がある会社は、特定商取引法に基づく表記も対象です。

直す場所の全体像は 移転・社名変更・代表交代のときに、サイトで直すところ に10箇所の表としてまとめてあります。変更がない場合でも、確認する場所は同じです。

Step 4：Googleマップを揃える

サイトが揃ったら、Googleビジネスプロフィールを合わせます。社名、住所、電話番号の3つ。ここはサイトより先に見られていることが多い場所です。

来店や訪問が発生する業種では、地図の情報のほうが実害に直結します。揃えてから、サイトの住所と1文字ずつ見比べてください。

Step 5：各種の登録サイトを揃える

最後が、ここです。業界団体の会員名簿、商工会議所、求人媒体、ポータルサイト、比較サイト。

どこに登録しているかの一覧が無い会社がほとんどです。見つけ方は1つあります。社名で検索して、自社サイト以外に出てくるページを上から順に見る。2ページ目まで見れば、だいたい出てきます。

画像に焼き込んだ文字は、検索で見つかりません

ここが、この記事でいちばんお伝えしたいところです。

古い表記が残っていないかを調べるとき、サイト内を検索するのは有効です。ただし、この方法で見つかるのは、文字として書かれている箇所だけです。画像の中に描かれた文字は、コンピュータから見れば絵の一部なので、どれだけ検索しても1件も出てきません。

• トップページのバナー ― 社名と電話番号が入っていることがあります
• アクセス案内の地図画像 ― 手描き風の案内図は、住所が画像の中です
• 外観写真の看板 ― 旧い電話番号が写り込んでいることがあります
• チラシをそのまま載せた画像 ― 住所と電話番号が丸ごと画像です
• PDFの会社案内 ― スキャンして作ったPDFは、中身が画像です

対処法は1つしかありません。全ページを開いて、目で1枚ずつ見ることです。文章は読まなくて構いません。写真、バナー、図。そこに文字が入っていたら内容を確認する。ページ数が20程度なら1時間かかりません。

印刷して赤ペンで囲むのがいちばん確実です。画面上では目が滑ります。紙に出して囲めば、そのまま制作会社への指示書になります。

年に1回、決算のタイミングで見直す

7項目を揃えても、時間が経てばまたずれます。新しい登録サイト、新しい求人媒体、新しい肩書。

おすすめしているのは、年に1回、決算のタイミングで見直すことです。決算は必ず来るので、忘れません。見るのは7項目の紙と、社名で検索した結果の2ページ目まで。30分で終わります。

8. 雄喜晃の伴走：7項目の紙を、一緒に作ります

私たち雄喜晃がホームページをお作りするとき、最初にこの7項目を一緒に確定させます。制作に必要だからというより、ここが揃っていないと作ったあとに直す作業が出るからです。

私たちがやらないこと

先に、やらないことを書きます。登記や商業登記の手続きそのものは、私たちの業務ではありません。司法書士の先生の領域です。私たちが扱うのは、登記が済んでいる内容を確認して、表示を揃える話だけです。

名刺や封筒の印刷も、私たちの本業ではありません。印刷物のデザインはお引き受けしていません。7項目の紙をお渡ししますので、それを印刷会社にそのまま渡していただく形になります。

そして、表記が揃っていないことを理由に、サイトの作り直しをお勧めすることはしません。社名の表記を直すのは文字の修正です。制作費をいただく理由がありません。ズレを口実に商談を広げるのは、私たちのやり方ではありません。

私たちがやること

初回のお打ち合わせで、名刺を1枚いただきます。そして登記の内容と見比べて、食い違っている箇所をその場でお伝えします。ここで1つも食い違わない会社は、正直なところ多くありません。

そのうえで、7項目の紙をこちらで作ってお渡しします。社名、英語表記、住所、電話とFAX、代表者名と肩書、設立年月、事業内容の1行。ロゴの使い方と写真の置き場所も同じ紙に入れます。貴社が次に名刺を刷るときや、求人を出すときに使っていただくためです。

あわせて、画像の中に社名や住所を焼き込まない作り方をしています。バナーも地図も、文字は文字として置きます。次に何かが変わったときに、直せない箇所を残さないためです。

公開後の表記の修正は、月5回までの更新代行の範囲でお受けします。制作費は0円、月額8,800円（税別）にサーバー、独自ドメイン、SSL、保守を含めていますので、直すたびに別途お見積もりを出すことはありません。6ページ構成のプランは月額13,800円（税別）になります。最低契約期間は6ヶ月で、7ヶ月目以降はいつでも解約できます。ただし7〜35ヶ月目で解約された場合、サイトは非公開になります。36ヶ月以上ご継続いただいた場合は、ドメイン代等のご負担を条件にサイトをお渡しします。

「言われて初めて、揃っていないことに気づいた」という会社は、一度ご相談ください。実際にお作りしたサイトは 制作実績、料金と条件は ホームページ制作のページ に載せてあります。神戸市北区鈴蘭台を拠点に、2025年10月から活動しています。

9. まとめ：1枚の紙が、確認の電話を減らします

何も変わっていないのに起きているズレを止めるために必要なことは、3つです。

• 7項目を決めて、1枚にする ― 正式社名、英語表記、住所、電話とFAX、代表者名と肩書、設立年月、事業内容の1行
• その1枚を、表記ルールとして社内に配る ― 名刺を刷るとき、請求書を直すとき、求人を出すときに見る
• 登記 → 名刺と封筒 → サイト → Googleマップ → 登録サイトの順に揃える ― 出発点は常に登記の内容

ロゴのデータと、よく使う写真の置き場所も、同じ紙に書いてください。使っていいデータ、色、最小の大きさ、背景が濃いときの版。表記のズレより、見た目のズレのほうが先に気づかれます。

そして、画像に焼き込んだ文字は検索では見つかりません。バナー、地図画像、外観写真の看板、チラシを載せた画像、スキャンしたPDF。ここは全ページを開いて、目で1枚ずつ見るしかありません。印刷して赤ペンで囲むのが、いちばん確実です。

見直しは年に1回、決算のタイミングで。30分で終わります。揃えるのに費用はかかりません。かかるのは、最初に7項目を決める30分だけです。

まずは今、貴社の名刺と、ホームページの会社概要を並べて見比べてみてください。社名、住所、代表者の肩書。この3つが1文字も違わない会社は、思っているより少ないはずです。

ぜひ一度、お話を聞かせてください。7項目の紙を、一緒に作るところからご一緒します。