取引先専用・会員専用のページを、ホームページに作るか

1. 「取引先だけが見られるページを、作れませんか」

中小企業の経営者の方とお話していて、こんな言葉をよく聞きます。

「取引先ごとに価格表を送っているんですが、毎回メールに付けるのが手間で。サイトにパスワードを付けたページを作って、そこを見てもらえば済むと思うんです。そういうの、作れますか」

作れるか作れないかで言えば、作れます。ただ、お話を伺っていくと、作ったあとのことがまだ決まっていない場合がほとんどです。

誰にパスワードを渡すのか。その人が辞めたらどうするのか。取引が終わった会社にはどう伝えるのか。鍵を付けたページは、作った日よりも、人が入れ替わる日に手間がかかります。そこを決めずに作ると、数年後に「誰が見られるのか、もう分からない」ページが残ります。

一方で、メールや共有フォルダで十分に回っている会社もあります。鍵付きのページは、手段の1つにすぎません。この記事では、作る理由と作らずに済む方法を並べたうえで、作るなら先に決めておくことを順に書きます。

この記事で書くこと

• 鍵付きのページを作りたくなる理由
• 作らずに済む方法（メール、共有フォルダ、公開ページとの組み合わせ）
• パスワードを全員共通にすると何が起きるか
• 退職者や取引終了のときの扱い
• 管理の手間と、検索に出ない設定の誤解

2. 作りたくなる理由は、たいてい3つ

鍵付きのページを作りたいというご相談は、渡したいものを伺うと、ほぼ3つに分かれます。

取引先ごとの価格表

いちばん多いのがこれです。卸値や掛け率が取引先ごとに違う。一般の方には見せたくない。でも、取引先からは「最新の価格表をください」と何度も言われる。

価格の改定のたびに、何十社にメールを送り直す。どの会社に新しい版を送ったか、表で管理する。この手間を減らしたいというのが、たいていの出発点です。

製品の資料・取扱説明・施工の手引き

製品を買ってくれた会社や、代理店に向けた資料です。取扱説明書、施工の手順、よくある不具合の直し方。誰でも見られる場所に置いてもいいものもありますが、同業に丸ごと持っていかれたくないという理由で、閉じたい場合があります。

図面・仕様書・打ち合わせの記録

工事や製造の仕事では、図面や仕様書を取引先とやり取りします。ファイルが大きく、メールに付けられないことも多いです。版が何度も変わるので、どれが最新かを相手と揃えておきたいという理由もあります。

共通しているのは「送る手間」と「最新版のずれ」

3つとも、根っこは同じです。

• 送る手間 ― 同じ資料を、何社にも、何度も送っている
• 最新版のずれ ― 相手の手元に古い版が残り、古い数字で話が進む
• 見せる範囲 ― 一般の方や同業には、見せたくない

この3つのうち、どれがいちばん困っているかで、取るべき手段が変わります。鍵付きのページは、3つ目にはよく効きますが、1つ目と2つ目は別の方法でも解けます。

3. 作らずに済む方法から考える

鍵付きのページを作る前に、作らずに済む方法を先に確かめてください。手間も費用も、そのほうが軽いことが多いからです。

メールで送る

取引先が数社で、資料の改定が年に数回なら、メールで十分なことが多いです。送った相手と日付がメールに残るので、誰に何を渡したかが自然に記録されます。

困るのは、取引先が増えたときと、改定が多いときです。そのときは、送り先の一覧を1枚にして、改定のたびに上から送る形にすると、漏れが減ります。

共有フォルダで渡す

ファイルを置いたフォルダを、相手ごとに共有する方法です。図面のように大きなファイルや、版が何度も変わる資料に向いています。

取引先ごとにフォルダを分けておけば、見せる範囲を相手ごとに変えられます。取引が終わったら、その会社の共有だけを外せば済みます。新しく仕組みを作る必要がなく、貴社がすでに使っているサービスで始められることも多いです。

要点は公開し、詳しい資料だけ個別に渡す

価格表なら、「一般的なご注文で〇円〜」のような目安だけをページに載せ、取引先ごとの詳しい表はメールで送る。製品資料なら、概要はページで読めるようにして、施工の手引きだけを個別に渡す。

この形にすると、閉じる必要のある資料が、思っていたより少ないことに気づくことがあります。資料のどこまでを公開してよいかの考え方は 会社案内やカタログを、ホームページからダウンロードできるようにするか にまとめてあります。

選ぶ目安は、相手の数と、改定の回数

どれを選ぶか迷ったら、2つの数を書き出してみてください。資料を渡す相手の数と、1年に資料を改定する回数です。

• 相手が少なく、改定も少ない ― メールで足ります。新しい仕組みは要りません
• 相手は少ないが、ファイルが大きい・改定が多い ― 共有フォルダが向いています
• 相手が多く、同じ資料を同じ形で見せたい ― ここで初めて、鍵付きのページが候補に入ります

相手の数が多くても、資料ごとに見せる相手が違うなら、鍵付きのページは複雑になります。「この資料はA社とB社だけ、こちらはC社だけ」が増えるほど、共有フォルダのほうが素直です。鍵付きのページが楽になるのは、全員に同じものを見せる場合です。

4. パスワードを全員共通にする危うさ

鍵付きのページを作ると決めた場合、いちばん多いのが「パスワードを1つ決めて、取引先全員に同じものを伝える」形です。手軽ですが、ここに落とし穴があります。

1つの鍵が、どこまで広がったか分からない

共通のパスワードは、伝えた相手の社内で共有されます。担当者が同僚に教え、同僚がメモに書き、そのメモが別の部署に回る。最初に伝えた相手は数十社でも、実際に知っている人の数は誰にも分かりません。

取引をやめた会社の元担当者が、転職先でもそのパスワードを覚えている、ということも起こりえます。

変えると、全員に知らせ直すことになる

危ないと感じてパスワードを変えると、今度は全員に新しいパスワードを知らせ直す必要があります。知らせ漏れた相手からは「入れなくなった」と連絡が来ます。

この手間が大きいので、共通のパスワードは変えられないまま何年も使われることになりがちです。変えにくい鍵は、時間がたつほど危うくなります。

誰が見たのか、記録に残らない

全員が同じパスワードで入ると、誰がいつ見たのかを区別できません。資料が外に出たとしても、どこから出たのかを追えません。

少なくとも、取引先ごとに分ける

おすすめは、少なくとも取引先ごとに鍵を分けることです。取引が終わった会社の分だけを止められるからです。図面や未発表の情報のように、外に出ると困るものを扱うなら、人ごとに分けることも考えてください。どこまで分けるかは、扱う資料の中身次第です。

5. 退職者や取引終了のときの扱い

鍵付きのページの手間は、作るときより、人が入れ替わるときに出てきます。ここを決めずに作ると、見せてはいけない相手が見られる状態が残ります。

取引先の担当者が替わったとき

取引先の担当者が異動や退職をしたとき、そのことは貴社には知らされないことが多いです。人ごとに鍵を出している場合、前の担当者の鍵が、そのまま残ります。

対処としては、年に1回、取引先に「今の担当の方はどなたですか」と確かめる機会を作ることです。請求書の送付先を確かめるときや、年始の挨拶のときに一緒に聞くと、手間が増えません。

取引が終わったとき

取引が終わった会社の鍵は、その日のうちに止めます。共通のパスワードの場合は止められないので、パスワードそのものを変えて、残っている取引先に知らせ直すことになります。

終わり方によっては、相手に「鍵を止めました」と伝えるかどうかも考えておく必要があります。止める手順を、取引を終えるときの社内の手順に1行入れておくと、忘れずに済みます。

貴社の社員が辞めたとき

見落とされやすいのが、貴社の側です。鍵の発行や停止をしている担当者が辞めると、誰に何を発行したのかを知っている人がいなくなります。管理画面のIDが、その人の個人のメールアドレスで登録されていることもあります。

発行した相手の一覧と、管理画面の入り方を、会社として残しておいてください。

発行と停止を、1枚の表に残す

ここまでの3つは、どれも「誰に鍵を渡しているか」が分かっていれば迷わずに済みます。発行した日、相手の会社名と担当の方、止めた日。この3つを1枚の表にしておくだけで十分です。

表があれば、年に1回の見直しも、その表を上から確かめるだけで終わります。逆に表がないと、管理画面を開いて、見覚えのない名前を1つずつ調べることになります。担当者が替わるときの引き継ぎ全般は ホームページの担当者が辞める・異動するときの引き継ぎ にまとめてあります。

6. 管理の手間を、先に数える

鍵付きのページは、作って終わりではありません。作る前に、続けて発生する手間を数えておいてください。

誰が発行し、誰が止めるか

新しい取引先が増えたら、鍵を発行します。取引が終わったら止めます。担当者が替わったら、発行し直します。この作業を社内の誰がやるのかを、先に決めてください。

決まっていないと、発行の依頼が営業担当に来て、営業担当が制作会社に連絡して、という遠回りが毎回起きます。誰が受けて、誰に頼むのかの道筋を1本にしておくと、止まりません。

「入れない」「忘れた」の問い合わせ

鍵があると、たいてい「入れません」という連絡が来ます。パスワードを忘れた、別の人のものを使っている、入力を間違えている。その連絡に、誰がどう答えるかも決めておきます。

電話でパスワードを読み上げる、メールの本文に書いて送る、といった答え方は避けたほうが安心です。どう渡し直すかは、仕組みの作り方によって変わるので、作るときに制作会社と決めておきます。

中身の差し替え

鍵の向こうの資料は、公開ページより古くなっても気づかれにくいです。社内の人が普段見ない場所だからです。価格表を改定したのに、鍵付きのページだけ前の版のまま、ということが起きます。

差し替えを誰がするか、操作が苦手な人でも回る形にしておくことが大事です。考え方は パソコンが苦手でも、ホームページの更新を止めない方法 に書きました。

相手が、本当に開いてくれるか

もう1つ、作る前に確かめておきたいことがあります。取引先が、そのページを本当に開いてくれるかです。

鍵付きのページを作ったのに、取引先から「いつものようにメールで送ってください」と言われ続ける。こういうことはよくあります。相手にとっては、パスワードを探してログインするより、届いたメールの添付を開くほうが楽だからです。

作る前に、よく資料を求めてくる取引先の何社かに「こういう形にしたら使いますか」と聞いてみてください。反応が薄ければ、無理に作らず、送り方を整えるほうが先です。

会員の約束ごと

取引先ではなく、一般の会員に向けたページを作る場合は、もう1つ手間が増えます。アカウントを人に貸さない、退会したらどうなる、といった約束ごとを書いておく必要があるからです。これについては ホームページに「利用規約」は要るのか で整理しています。中身は業種によって違うので、所管の窓口や専門家に確認してください。

7. 「検索に出ない設定」は、鍵ではない

最後に、よくある誤解を1つ。「検索に出ないようにしておけば、知っている人しか見られない」というものです。

検索に出ないことと、見られないことは別

ページには、検索エンジンに「このページは載せないでください」と伝える設定があります。これを入れると、検索結果には出にくくなります。ただし、これは載せないでほしいというお願いであって、鍵ではありません。

URLを知っている人は、誰でも開けます。検索エンジンの側も、お願いを守るかどうかは相手次第です。お願いを読まずに中身を集めて回るプログラムもあります。

URLは、思ったより広く回る

URLは、メールで転送され、社内のチャットに貼られ、ブックマークに残ります。「長くて覚えにくいURLにしておけば大丈夫」という考え方もありますが、一度送ったURLが、どこまで回ったかは分かりません。

ですから、見せる相手を限りたい資料を、検索に出ない設定だけで守るのは避けてください。逆に、知られても困らないけれど検索結果には出したくない、という程度のページなら、この設定で十分なこともあります。

安全の仕組みは、制作会社と相談して決める

鍵の仕組みには、いくつかの作り方があります。どれを選ぶかは、扱う資料の中身、相手の数、貴社のサイトの作りによって変わります。この記事では、どれがよいとは書きません。資料が外に出たときに何が困るかを伝えたうえで、制作会社と相談して決めてください。

取引先の情報や、個人の情報を扱う場合は、守るべき決まりが業種によって違います。気になる点は、所管の窓口や専門家に確認してください。

8. 雄喜晃の伴走：鍵を付ける前に、渡し方から一緒に決めます

私たち雄喜晃のホームページ制作では、「鍵付きのページを作りたい」というご相談をいただいたとき、まず、誰に・何を・いつまで見せたいのかを伺います。

私たちがやること

• 渡したい資料を一緒に仕分ける ― 公開してよいもの、要点だけ公開するもの、個別に渡すものに分けます
• 作らずに済むかを先に確かめる ― メールや共有フォルダで回るなら、そちらをおすすめします
• 作る場合は、仕組みをご相談して決める ― 資料の中身と相手の数を伺い、鍵の配り方と仕組みを一緒に決めます
• 公開ページの側を整える ― 要点や目安をページに書き、詳しい資料への案内を置きます
• 差し替えを引き受ける ― 価格表や資料が新しくなったときは、ご連絡いただければこちらで反映します

料金と条件

料金は制作費0円、月額8,800円（税別）からです。6ページ構成のプランは月額13,800円（税別）です。サーバー、独自ドメイン、SSL、保守はすべて月額に含まれます。月5回までの更新代行も同じ月額の中なので、公開ページの目安の数字を改定するときも、内容を送っていただければこちらで直します。

最低契約期間は6ヶ月です。7〜35ヶ月で解約された場合、サイトは非公開になります。36ヶ月以上ご継続いただいた場合は、サイトをお渡しします。

私たちがやらないこと

貴社や取引先のパスワードを、私たちがお預かりして管理することはしません。鍵の発行と停止は、貴社の中で決めた担当の方が持つものです。

また、取引先との契約の内容や、情報の扱いについての社内の決まりづくりはお手伝いできません。業種によって守るべき決まりが違うので、所管の窓口や専門家にご確認ください。

「取引先に資料を送る手間を減らしたいが、鍵付きのページが本当に要るのか分からない」という方は、一度ご相談ください。実際にお作りしたサイトは 制作実績、料金と条件は ホームページ制作のページ に載せてあります。神戸市北区鈴蘭台を拠点に、2025年10月から活動しています。

9. まとめ：鍵を付けるかより、誰にいつまで見せるかを先に決める

取引先専用・会員専用のページを作るかどうかを決めるために、押さえることは5つです。

• 作る理由を1つに絞る ― 送る手間か、最新版のずれか、見せる範囲か。困りごとで手段が変わる
• 作らずに済む方法を先に試す ― 相手が少なければメール、大きなファイルなら共有フォルダで足りることが多い
• 全員共通のパスワードは避ける ― 少なくとも取引先ごとに分け、止めたい相手だけ止められるようにする
• 止める手順を先に決める ― 退職、担当替え、取引終了。人が入れ替わる日に手間が集まる
• 検索に出ない設定は、鍵ではない ― URLを知っている人は開ける。安全の仕組みは制作会社と相談する

鍵付きのページは、便利な道具です。ただ、鍵を配った相手を、何年も覚えておく仕事がついてきます。その仕事を誰が持つかが決まれば、作るかどうかの答えも自然に出ます。

今日できることを1つだけ挙げます。いま取引先に送っている資料を、送り先と送る頻度と一緒に書き出してみてください。並べてみると、鍵を付けるべき資料は1つか2つに絞られることが多いです。

資料の渡し方を見直したいが、どこから手を付ければいいか分からない、という方は、一度ご相談ください。