部署や担当の分け方を、ホームページに載せるかどうか

1. 「誰に連絡すればいいのか、と聞かれまして」

中小企業の経営者の方とお話していて、こんな言葉を聞くことがあります。

「人が増えてきて、部署らしきものもできたんです。ただ、取引先から『見積もりの件は誰に連絡すればいいのか』と聞かれることが増えて。組織図でもホームページに載せたほうがいいんでしょうか」

社員が10人を超えるくらいになると、こういう場面が出てきます。社長が全部の電話を受けていたころは、窓口は社長1人でした。人が増えて仕事が分かれると、外から見て「何をどこに頼めばいいのか」が分からなくなります。

ただ、ここで組織図を1枚貼っても、たいていは解決しません。外の人が知りたいのは、社内の上下関係ではなく、相談の行き先だからです。この記事では、部署や担当の分け方を「窓口の案内」として書く方法を、順番にまとめます。

この記事で書くこと

• 部署の情報を探しに来る人と、その人たちが知りたいこと
• 組織図をそのまま貼ると、読まれない理由
• 部署ごとに「何をしているか」「どんな相談の窓口か」を短く書く型
• 部署別の連絡先を出すかどうか、人の名前をどこまで出すか
• 組織が変わったときの直し方と、小さな会社で無理に作らない判断

なお、社員一人ひとりの人柄や働き方を見せるページについては 社員紹介ページは、本当に要るのか に、社名や所在地など確かめに来る項目については 会社概要のページに、何を載せるか にまとめています。この記事で扱うのは、その間にある「誰に、何を相談すればいいか」の案内です。

2. 部署の情報を探しに来るのは、3種類の人

まず、誰がこの情報を探しに来るのかを整理します。相手によって、知りたいことが少しずつ違います。

取引先：自分の用件を、どこに出せばいいか

いちばん多いのは取引先です。新しく取引を始める会社も、長く付き合っている会社も含まれます。

知りたいのは、自分の用件をどこに出せば、話が早く進むかです。見積もりの相談、納期の確認、請求や支払いの問い合わせ、品質についての連絡。用件ごとに相手が違うなら、それを先に知りたい。代表番号にかけて、取り次ぎを待って、また一から説明し直す。この手間を減らしたいと考えています。

応募者：どんな部署があり、自分はどこで働くのか

次に、応募を考えている人です。求人票には「施工管理」「営業事務」のような職種が書いてあっても、その職種がどの部署に属し、ほかの部署とどうつながって仕事をしているのかまでは分かりません。

入社したら誰と一緒に働くのか。営業と現場は同じ部署なのか、別なのか。事務の人はどれくらいの人数の部署なのか。こうしたことが分かると、働く姿を思い浮かべやすくなります。

お客様：困ったときに、どこへ連絡すればいいか

個人のお客様を相手にしている会社なら、お客様も探しに来ます。知りたいのは、困ったときに、どこへ連絡すればいいかです。

お客様は部署の名前を知りませんし、知る必要もありません。用件から行き先が分かれば十分です。

3者に共通すること

3者とも、会社の仕組みを理解したいわけではありません。自分の用件を、正しい相手に、1回で届けたい。それだけです。

部署の情報は、この目的に合わせて書くと読まれます。

3. 組織図をそのまま貼ると、読まれない

「部署を載せる」と聞くと、多くの会社がまず組織図を思い浮かべます。社内の資料にある図を、そのまま画像にして貼る形です。これが読まれにくい理由を、3つ挙げます。

部署の名前だけでは、仕事が分からない

組織図に並ぶのは部署の名前です。「業務部」「管理部」「技術課」「推進室」。社内の人には意味が分かっても、外の人には何をしている部署なのか分かりません。

「業務部」は、ある会社では受注から出荷までを担当し、別の会社では事務全般を指します。同じ名前でも、中身は会社ごとに違います。

上下の関係は、外の人の関心ではない

組織図は、誰が誰に報告するかという上下の関係を表すものです。社内の指示の流れを確かめるには役に立ちます。

ただ、取引先や応募者が知りたいのは、上下ではなく横の分担です。どの用件を、どこが受け持っているか。組織図は、もともとこれを表すようには作られていません。

画像の図は、スマートフォンで読めず、直しにくい

社内資料の組織図は、横に広い図であることが多いです。そのまま画像で載せると、スマートフォンでは文字が小さくなり、拡大しないと読めません。

加えて、画像の中の文字は直しにくいです。部署が1つ増えるたびに元の資料から作り直す手間がかかるので、古い組織図が何年も残ることになります。図にするものと文字で書くものの使い分けは、文章だけでは伝わらないことを、図や表にする にまとめてあります。

組織図が役に立つ場面もある

もちろん、組織図が意味を持つ場面もあります。

• 取引の審査で、体制を確かめられる場合 ― 品質や安全の管理を誰が担っているかを示す必要があるとき
• 部署が多く、全体の形を一度見せたい場合 ― 部署ごとの説明に入る前に、全体を1枚で示したいとき

この場合も、図の下に部署ごとの説明を文字で添えてください。どこまでの体制を示すことが求められるかは、業種や取引先によって違うので、取引先や所管の窓口に確認してください。

4. 部署ごとに「何をしているか」「どんな相談の窓口か」を書く

ここからが本題です。組織図の代わりに、部署ごとの短い説明を並べます。

書くのは、1部署につき4つだけ

1つの部署について書くのは、次の4つです。

• 部署名 ― 社内の名前のままで構いません。ただし、次の「していること」とセットにします
• していること ― 1〜2行で、外の人に分かる言葉で書きます
• こんなご相談の窓口です ― 相手が使う言葉で、用件を2〜4つ並べます
• 連絡方法 ― 代表番号でいいのか、専用の窓口があるのかを書きます

長い紹介文は要りません。1部署あたり、スマートフォンの画面1つに収まる量が目安です。読む人は自分の用件に合う部署を探しているだけなので、短いほうが探しやすくなります。

「していること」は、外から見た言葉で書く

「していること」の行でつまずきやすいのは、社内の言葉のまま書いてしまうことです。「受注管理」「工程管理」「債権管理」。正しい言葉ですが、外の人には届きにくい言葉です。

直し方は、その部署に連絡してくる人から見て、何をしてくれる部署かで書くことです。「債権管理」ではなく「請求とお支払いの窓口」。「工程管理」ではなく「工事の日程を組み、現場の進み具合をお知らせする部署」。

「相談の窓口」は、相手の言葉で並べる

「こんなご相談の窓口です」の行は、お客様や取引先が実際に口にする言い方で書きます。電話を受けている人に、よく聞かれることを挙げてもらうと早いです。

「請求書の宛名を変えたい」「見積もりの有効期限はいつまでか」。こうした言葉がそのまま並んでいると、読む人は自分の用件を見つけやすくなります。

受けていない相談も、書いておく

もう1つ足すと親切なのが、その部署では受けていない相談です。たとえば「工事部では、お見積もりのご相談はお受けしていません。営業部へお願いします」。1行あるだけで、取り次ぎの手間が1回減ります。

どの部署にも当てはまらない用件のために、最後に「どこに連絡すればいいか分からないときは、代表番号へ」と書いておくと、迷った人の行き先がなくなりません。

置き場所は、会社概要とは分ける

部署の説明は、会社概要のページの中に押し込まないほうが読まれます。会社概要は、社名や所在地や代表者を確かめに来る人のページです。そこに部署の説明が長く続くと、確かめたい項目が埋もれます。

目安として、部署が3つほどまでなら会社概要の下に短く添え、それより多ければ「部署のご案内」として1ページに分けてください。問い合わせのページからも行けるようにしておくと、迷った人が使えます。

5. 部署別の連絡先を、出すかどうか

部署の説明を書くと、次に出てくるのが連絡先の問題です。部署ごとに電話番号やメールアドレスを分けて載せるか、代表の窓口1つにまとめるか。どちらにも理由があります。

代表の窓口1つにまとめる形

いちばん簡単なのは、連絡先は代表の窓口だけにして、部署の説明は「どの用件か」を最初に伝えてもらうための案内として使う形です。

外から見ると窓口は1つですが、部署の説明を読んだ人は「請求の件で」と最初に言ってくれるので、取り次ぎが早くなります。人数がそれほど多くない会社では、この形で十分なことが多いです。

部署ごとに分けて出す形

用件の種類がはっきり分かれていて、それぞれを受ける人が決まっているなら、部署ごとの連絡先を出す意味があります。たとえば、修理の受付だけは急ぎで、ほかの用件とは別の番号で受けたい場合です。

ただし、分けて出すとその窓口を誰が受けるのかを、はっきり決めておく必要が出てきます。部署のメールアドレスを載せたのに、誰が読むか決まっていない。こうなると、届いたメールが何日も放置されます。部署ごとのアドレスの向き不向きは、ホームページに載せるメールアドレスは、どれにするか で詳しく書きました。

問い合わせフォームで、用件を選んでもらう形

電話番号は1つにして、問い合わせフォームに「ご用件」の選択欄を置く方法もあります。たとえば「お見積もり」「工事中のご連絡」「請求・お支払い」「採用について」「その他」。選ばれた用件によって通知の届く先を分けておけば、外からは1つのフォームでも、中では部署ごとに受けられます。

選択肢は、部署の名前ではなく用件の名前にしてください。「営業部へ」「総務部へ」と並べると、読む人がまた部署の中身を考えることになります。

直通の番号を出すときに、考えておくこと

部署の直通番号を出すと、取り次ぎの手間は減ります。一方で、営業の電話も、その番号に直接かかってくるようになります。現場の部署に営業の電話が増えると、仕事の手が止まります。

直通を出すのは、修理の受付や工事中のお客様からの連絡など、出したほうが相手の助けになる用件に絞ってください。

6. 人の名前を、どこまで出すか

部署の説明に、責任者や担当者の名前を書くかどうか。ここは会社によって判断が分かれるところです。

3つの段階で考える

名前の出し方は、3つの段階に分けると決めやすくなります。

• 部署名だけ ― 名前は出しません。異動や退職があっても、ページを直す必要がありません
• 部署の責任者の名前だけ ― たとえば「工事部長 山田」のように1人だけ載せます。取引先から見て、話の通じる相手がいることが分かります
• 担当者まで ― 用件ごとの担当者名を載せます。連絡はしやすくなりますが、人が動くたびに直す場所が増えます

いちばん直しやすいのは1つ目、いちばん連絡しやすいのは3つ目です。迷ったら2つ目から始めると、つり合いが取りやすいと思います。

名前を出す前に、本人の同意を取る

名前を出すなら、本人に先に確認してください。社内では当たり前に名乗っている名前でも、ホームページに載ると、検索で出てくるようになります。名前が外に出ることを望まない人もいます。

同意を取るときは、どのページに何を載せるのかを具体的に見せます。あわせて、異動や退職のときにどうするかも、その場で決めておくと後で困りません。個人の情報の扱いは、業種や取引の内容によって気をつける点が違うので、気になる場合は専門家に確認してください。

顔写真や人柄は、社員紹介のページに任せる

部署の説明に顔写真や趣味まで載せると、窓口の案内としては探しにくくなります。部署の説明は用件の行き先、社員紹介は人柄と、役割を分けてください。

人を見せたいなら、社員紹介のページを別に作って、部署の説明からリンクで渡すほうがまとまります。

辞めたあとのことを、最初に決めておく

担当者の名前を載せた場合、いちばん困るのが退職や異動のときです。辞めた人の名前が窓口として残っていると、取引先がその人宛てに連絡してきます。

どこに名前が残りやすいか、どう直すかは 辞めた社員の写真や名前が、ホームページに残っている にまとめました。名前を載せる範囲を決めるときに、一緒に読んでいただくと判断しやすいと思います。

採用ページでは、部署の仕事を少し詳しく

応募者に向けては、窓口の案内より少し詳しく書いて構いません。その部署の1日の流れや、ほかの部署とどう連携しているかが分かると、働く姿を思い浮かべやすくなります。

ただし、これは採用ページの役目です。窓口の案内とは置き場所を分けてください。採用ページに何を載せるかは、採用のためのホームページ ― 求人媒体との役割分担 に書いてあります。

7. 組織が変わったときの直し方と、作らない判断

部署の情報は、会社概要よりも変わりやすい情報です。最後に、変わったときの直し方と、そもそも作らないという判断について書きます。

部署の名前が載っている場所を、一覧にしておく

部署が統合されたり、名前が変わったりしたとき、直すのは部署の説明のページだけではありません。部署の名前は、思っている以上の場所に書かれています。

• 部署の説明のページと、会社概要
• 問い合わせのページと、フォームの選択欄
• 採用ページの職種の紹介
• よくある質問の回答の中
• お知らせやブログの記事の中
• 会社案内のPDF、名刺、メールの署名

部署の名前を書いた場所を、1枚の表にして残しておくと、変わったときにその表を見て順に直せます。フォームの選択欄と、通知の届け先は見落としやすいので、表の中に入れておいてください。

年度の切り替わりに、読み返す

組織が変わるのは、たいてい年度の切り替わりや決算のあとです。その時期に一度、部署の説明を読み返すと決めておくと、古い情報が残りにくくなります。

ページの下に「○年○月時点」と書いておく方法もあります。読む人は情報の新しさが分かりますし、社内でも見直しの目印になります。

小さな会社では、無理に作らない

ここまで書いてきましたが、すべての会社に部署のページが要るわけではありません。社員が数人で、社長や事務の方が窓口をまとめて受けている会社なら、部署のページは作らなくて構いません。

1人が営業も現場も兼ねているのに部署を分けて見せると、実態と違う姿になります。電話をかけた人が「営業部の方を」と言っても、出るのは同じ人です。少人数であることは、隠すより書いたほうが信頼されます。

その場合は、会社概要か問い合わせのページに、用件ごとの窓口を2〜3行で書くだけで足ります。たとえば「お見積もりと工事のご相談は代表が、請求とお支払いは事務の担当が承ります」。これで、外の人が知りたいことは伝わります。

広げるのは、聞かれるようになってから

部署のページは、最初から立派に作る必要はありません。「誰に連絡すればいいか」と聞かれる回数が増えてきたら、それが作り時です。

8. 雄喜晃の伴走：窓口の案内を、社内の言葉から直します

私たち雄喜晃のホームページ制作では、部署のページを作るかどうかから一緒に決めます。作らないほうがいい会社には、作らないことをお勧めします。

私たちがやること

まず、今どんな用件で、誰に連絡が来ているかを伺います。電話やメールを受けている方からもお話を聞けると、早く進みます。そこから、部署ごとの「していること」と「相談の窓口」を、外の人に分かる言葉に直します。

連絡先を代表にまとめるか、部署ごとに分けるか、フォームの選択欄をどうするかも、受ける側の体制に合わせてご提案します。名前を出す範囲を決めるときは、異動や退職のときに直す場所がすぐ分かるよう、どのページに誰の名前が載るかを一覧にしてお渡しします。社員の方の写真を載せる場合は、貴社で撮っていただいたものを整えて載せます。

料金と条件

料金は制作費0円、月額8,800円（税別）からです。6ページ構成のプランは月額13,800円（税別）です。サーバー、独自ドメイン、SSL、保守は月額に含まれます。月5回までの更新代行も同じ月額の中なので、部署の名前が変わったときや担当者が替わったときの書き換えも、ご連絡いただければこちらで反映します。

最低契約期間は6ヶ月です。7〜35ヶ月で解約された場合、サイトは非公開になります。36ヶ月以上ご継続いただいた場合は、サイトをお渡しします。

私たちがやらないこと

貴社の組織の分け方そのものを、こちらで決めることはしません。どの部署を作り、誰に何を任せるかは経営の判断です。私たちがやるのは、決まった分担を、外の人に伝わる形に書き直すことです。

また、実態より大きく見せるために、部署を細かく分けて並べることもしません。電話をかけた人が違いに気づけば、そこで信頼を損ねるからです。検索の順位をお約束するような話もしません。

実際にお作りしたサイトは 制作実績、料金と条件は ホームページ制作のページ に載せてあります。神戸市北区鈴蘭台を拠点に、2025年10月から活動しています。「取引先から、誰に連絡すればいいかと聞かれることが増えてきた」という方は、一度ご相談ください。

9. まとめ：組織図ではなく、相談の行き先を書く

部署や担当の分け方をホームページに載せるときに押さえることは、5つです。

• 読む人が知りたいのは行き先 ― 取引先も応募者もお客様も、自分の用件を正しい相手に1回で届けたい
• 組織図だけで終わらせない ― 部署名と上下の関係だけでは、外の人には分担が分からない
• 1部署に4項目 ― 部署名・していること・相談の窓口・連絡方法を、外の言葉で短く書く
• 連絡先と名前は、受ける体制で決める ― 分けるなら誰が受けるかを決め、名前は本人の同意を取ってから
• 変わったときの一覧と、作らない判断 ― 部署名を書いた場所を表にしておき、少人数なら数行で足りる

部署の説明は、社内の仕組みを見せるためのものではありません。外の人が迷わずに連絡できるようにするための案内です。

今日できることを1つ挙げます。電話やメールを受けている方に、この1ヶ月でよく聞かれた用件を5つ書き出してもらってください。その用件を誰が受けているかを横に書けば、それがそのまま窓口の案内の下書きになります。

ぜひ一度、お話を聞かせてください。貴社の分担を、外の人に伝わる言葉にするところからご一緒します。