貸し会議室やレンタルスペースのホームページに、何を載せるか

1. 「予約サイトに載せているので、自分のサイトは場所の紹介だけで」

貸し会議室やレンタルスペースを営む方とお話していて、こんな言葉を聞くことがあります。

「予約はほとんど予約サイトから入るので、自分のホームページは住所と写真くらいしか載せていないんです。ただ、電話で聞かれることが毎回同じで。プロジェクターはあるか、机は動かせるか、飲み物は持ち込めるか」

貸し会議室、レンタルスペース、貸しスタジオ。どれも、場所を時間で貸す商売です。予約サイトに載せれば、借りたい人に見つけてもらえます。料金も空き状況もそちらに出ています。そのため、自分のサイトは後回しになりがちです。

ただ、借りる側は、予約を決める前に細かいことを確かめています。この部屋で、自分たちの用事ができるのか。何人座れるか、画面に映せるか、音を出していいか、当日どうやって入るのか。予約サイトの決まった欄に入りきらないことを、施設の名前で検索して確かめに来る人がいます。冒頭の電話は、その答えがどこにも書かれていないから鳴っている、とも言えます。

この記事で書くこと

• 借りる人が確かめていること ― 予約サイトと自分のサイトの役目の分け方
• 広さと定員、設備、写真 ― 並べ方ごとの定員と、使える機材
• 料金 ― 時間・曜日・延長・キャンセルを、総額が分かる形で
• 空き状況と予約の取り方 ― 予約サイトと食い違わないために
• 使える用途、使えない用途 ― 迷う用途の扱い
• 当日のこと ― 鍵の受け渡しと入退室、近隣への配慮、飲食の可否

2. 借りる人は、何を確かめに来るのか

予約サイトは、場所を比べる場所

予約サイトは、たくさんの場所を同じ形で並べて比べるための場所です。地域、人数、料金、空き状況。比べやすいように、決まった欄に決まった形で書くようにできています。

自分のサイトは、用事ができるかを確かめる場所

借りる人は、何かの用事のために場所を探しています。社内の会議、研修、面接、教室、撮影、練習、小さな集まり。同じ「20人まで」の部屋でも、用事によって使えるかどうかが変わります。

座って会議をするのか、講義をするのか、立って話すのか。資料を映すのか、音楽をかけて体を動かすのか。こうした事情は、予約サイトの欄では確かめきれません。

自分のサイトは、電話で聞かれたら答えていることを、予約の前に読める形にしておく場所と考えてください。予約は、そのあと予約サイトで入っても、自分のサイトで入っても構いません。

確かめていることは、5つにまとまる

電話で聞かれることを並べると、たいてい次の5つに分かれます。

• 入るか ― 人数と、机や椅子の並べ方
• できるか ― 映像や音の機材、ネット、電源、音を出していいか
• いくらか ― 準備と片付けの時間も含めた総額
• 空いているか、どう予約するか ― 空き状況と、予約が決まるまでの流れ
• 当日どうするか ― 入り方、鍵、飲食、ごみ、帰り方

3章から7章で、この順に書き方を見ていきます。

3. 広さと定員、設備、写真

定員は、並べ方ごとに書く

「定員20名」とだけ書いてあると、借りる人は迷います。机を並べて座るのか、椅子だけを並べるのか、立って過ごすのかで、入る人数がまったく違うからです。

広さ（平米、または畳の数）とあわせて、並べ方ごとの人数を書いてください。

• 前を向いて机を並べる形 ― 研修や講義、説明会
• 机を向かい合わせにした形 ― 会議、打ち合わせ
• いくつかの島に分ける形 ― グループでの作業や話し合い
• 椅子だけを並べる形 ― 発表会、上映会
• 机も椅子も片付けた形 ― 立って過ごす集まり、体を動かす練習

あわせて、机と椅子がそれぞれ何台あるか、机の大きさ、並べ替えは借りる人がするのか施設側でするのか、使い終わったらどの形に戻すのかも書いておきます。

映像と音の機材は、つなぎ方まで

「プロジェクターあり」と書くだけでは足りません。借りる人が知りたいのは、自分のパソコンをつないで、映せるかどうかです。

• 映すもの ― プロジェクターかモニターか、画面の大きさ、昼間の明るさで見えるか
• つなぎ方 ― つなげる端子の種類、変換の部品を貸し出せるか
• 音 ― マイクの本数、スピーカー、パソコンの音を流せるか
• ネット ― 無線でつなげるか、つなぎ方の案内をどう渡すか
• 電源 ― コンセントの数と位置、延長コードを借りられるか
• その他 ― ホワイトボード、マーカー、空調を自分で操作できるか

貸しスタジオなら、床の材質、鏡の大きさ、照明、音響の機材、着替える場所があるか、といったことが加わります。音がどれくらい外に漏れるかは、「防音」と一言で書くより、「楽器の演奏はご遠慮いただいています」「話し声は廊下に聞こえることがあります」のように、使い方で書くほうが行き違いが起きません。

写真は、並べ方ごとと、入口から

部屋の写真は、広く見せる1枚だけでは足りません。借りる人が自分の用事を思い浮かべられる写真を混ぜてください。

• 入口から見た部屋の全体と、奥から振り返った全体
• 並べ方ごとの写真（会議の形、教室の形、何も置かない形）
• 画面と、つなぐ端子のあたり
• 窓の有無と、昼間の明るさが分かる1枚
• 建物の入口、エレベーター、トイレ、給湯の場所

並べ方ごとの写真があると、「この形で何人」が文字より早く伝わります。手元にある写真から使うものを選ぶ手順は、手元にある写真から、ホームページに使う写真を選ぶ にまとめました。

4. 料金：時間・曜日・延長・キャンセル

借りる人が知りたいのは、総額

時間で貸す商売の料金は、「1時間〇円」だけでは総額が分かりません。最低何時間からか、準備や片付けの時間は含むのか、曜日で変わるのか、機材は別か。借りる人は、自分の使い方でいくらになるかを知りたいのです。

次のような表にしておくと、読む人が自分で計算できます。

曜日と時間帯で変わるなら、境目を書く

平日と土日祝で料金を分けるなら、祝日の前日や、年末年始、お盆はどちらに入るのかまで書いておきます。昼と夜で料金を変えている場合は、境目の時刻と、境目をまたいだ予約の扱いも書きます。

延長は、できる条件を先に

延長は、当日になって慌てやすいところです。次の予約が入っていれば延長できないのが普通なので、そのことを先に書いておきます。延長の単位、申し出の方法、支払いの方法も添えてください。

退室の時刻を過ぎた場合の扱いも、「次の方のご予約のため、時刻どおりの退室にご協力ください」のような温度で書いておきます。

キャンセルは、何日前から何がかかるか

キャンセルの決まりは、何日前まで無料か、いつから何割かかるか、日程の変更は取り消しと同じ扱いか、を表にして、予約の入口の近くに置きます。天候で交通が止まったときや、施設側の都合で使えなくなったときの扱いも書いておきます。表の作り方は、キャンセルや日程変更の決まりを、ホームページにどう書くか にまとめました。

予約サイトと自分のサイトの両方で予約を受けている場合は、どこで予約したかで決まりが変わるかどうかも書いておいてください。予約サイトとの契約によっては、ほかの場所で出す料金に決まりがある場合もあります。自分のサイトに料金を載せる前に、契約の中身を確かめてください。

5. 空き状況と予約の取り方

食い違いが、いちばんの行き違いになる

場所を時間で貸す商売で、いちばん困るのは、同じ時間に2つの予約が入ることです。予約サイトで入った予約と、電話で受けた予約と、自分のサイトのフォームで受けた予約が、別々の台帳に書かれていると起きます。

空き状況の正しい情報は、1か所に

防ぎ方の考え方は1つです。空き状況の正しい情報を、1か所にまとめること。そのうえで、自分のサイトでは次のどれかの形を選びます。

• 予約サイトの予約画面へ案内する ― 自分のサイトは質問に答える役に徹し、予約はそちらで受ける。台帳が1つで済みます
• フォームで「ご希望」を受ける ― 日時と人数、用途を送ってもらい、空きを確かめてから返事をする。送っただけでは決まらないことを、画面と自動の返信の両方に書きます
• 空き状況とつながった予約の仕組みを使う ― 予約サイトと同じ空き状況から予約を受ける形。費用と最初の設定の手間がかかります

避けたいのは、手で書き換える空き状況の表をサイトに置くことです。書き換えが半日遅れただけで、食い違いが起きます。どの形が合うかの考え方は、予約をネットで受けるか、電話のままにするか に詳しく書きました。

予約が決まるまでの流れを書く

どの形でも、予約がどの時点で決まるのかを書いておきます。

• 仮の予約を受けるか。受けるなら、いつまでに本予約にするか
• 支払いはいつか。前払いか、当日か、後日の振り込みか
• 何日前まで予約できるか。当日の予約は受けるか
• 下見はできるか。できるなら、どう申し込むか
• 法人の場合、請求書での支払いや、領収書の宛名の指定ができるか

法人の利用が多い施設なら、経理の手続きで迷うことを先に書いておくと、社内で申請を通す担当の方が助かります。

6. 使える用途と、使えない用途

使える用途は、例を並べる

「さまざまな用途にご利用いただけます」とだけ書くと、借りる人は自分の用事が入るのか判断できません。実際に使われている用途を、例として並べてください。

• 会議、打ち合わせ、面接
• 研修、セミナー、説明会
• 教室、勉強会、試験
• 撮影、配信
• ダンスやヨガなどの練習（貸しスタジオの場合）
• 小さな集まり、展示

使えない用途は、理由と一緒に

使えない用途も書いておきます。書かないと、当日になって断ることになり、借りた側も困ります。

• 大きな音や振動が出るもの
• 火を使うもの
• 宿泊
• 建物の決まりで受けられないもの
• 大勢の出入りで、建物の共用部が混むもの

使えない用途は、「〇〇はお断りします」だけで終わらせず、一言だけ理由を添えると受け取られ方が変わります。「同じ建物に住まいがあるため」「床の造りの都合で」のように、施設の事情を短く書いてください。

迷う用途は、予約の前に相談してもらう

使えるかどうか迷う用途もあります。物販のあるイベント、規模の大きな撮影、お酒の出る集まり。こうしたものは、「迷う場合は、予約の前にご相談ください」と書き、相談の窓口を添えておきます。予約が入ってから断るより、お互いに手間がかかりません。

場所を貸す商売は、建物の用途や地域の決まり、消防の決まり、建物の管理規約によって、受けられる使い方が変わることがあります。業種や建物によって違うので、所管の窓口や専門家に確認してください。

7. 当日のこと：鍵と入退室、近隣への配慮、飲食

最後は当日のことです。施設の人が立ち会わない形で貸している場合は、とくにここが大事になります。

鍵の受け渡しと、入退室の時刻

鍵の受け渡しは、施設によって形が違います。受付で手渡しする形、暗証番号で開ける鍵、鍵を入れた箱を使う形。どの形でも、受け取り方と返し方を、予約の前に読める場所に書いておきます。

ただし、暗証番号や箱の開け方そのものは、サイトに書かないでください。書くのは、「ご利用の前日までに、メールでお知らせします」という、案内の届き方までです。

入室と退室の時刻、建物の入口が夜に閉まるかも書いておきます。駅から建物の入口までの道や、建物の中での部屋の探し方は、「アクセス」のページで、来る人を迷わせない の考え方がそのまま使えます。段差やエレベーターの有無、車いすで入れるかは、段差や駐車場、車いすでの来店を、ホームページでどう案内するか にまとめました。

近隣への配慮は、行動で書く

同じ建物や周りに、住まいやほかの会社がある施設は多いと思います。「近隣へのご配慮をお願いします」だけでは、何をすればいいのか伝わりません。してほしいことを、行動で書いてください。

• 廊下や建物の前で、集まって待たない
• 夜の決まった時刻からは、大きな声や音を控える
• 建物の敷地や周りで、たばこを吸わない
• 車で来るときにどこに停めるか（停めてほしくない場所も）
• ごみを建物のごみ置き場に出さない

決まりを先に読んでもらうことが、借りる人と近隣の両方を守ります。

飲食の可否は、3つに分けて

飲食は、電話でよく聞かれることの1つです。「可」「不可」の二択ではなく、どこまでならいいかを書きます。

• 飲み物 ― ふた付きのものならいいか、持ち込みは自由か
• 軽食や弁当 ― 研修の昼食をとれるか、弁当の配達を受け取れるか
• お酒や、匂いの強い料理 ― 可か不可か、条件つきか

あわせて、ごみは持ち帰りか、施設で捨てられるか、給湯や冷蔵庫、電子レンジが使えるかも書いておきます。飲食のある使い方で清掃の費用を分けている施設は、4章の料金の表とつながるように書いてください。

ここまでの内容は、よく聞かれる順に「よくある質問」として1か所にまとめておくと、電話の前に読んでもらいやすくなります。作り方は、「よくある質問」を作ると、電話の本数が変わる に書きました。

8. 雄喜晃の伴走：電話で答えていることを、予約の前に読める形にします

私たちがやること

私たち雄喜晃は、貸し会議室やレンタルスペースのサイトを作るとき、電話やメールでよく聞かれることを伺うところから始めます。人数と並べ方、機材とつなぎ方、料金の総額、予約の決まり方、当日の入り方、飲食。伺った答えを、部屋ごとの案内、料金の表、予約の流れ、当日の流れに分けて並べます。

空き状況の正しい情報をどこに置き、自分のサイトからの予約をどう受けるかも、施設の人手に合わせて一緒に決めます。写真は、貴社で撮っていただいたものをお預かりして、並べ方ごとに選び、明るさや向きを整えて載せます。

料金と条件

料金は制作費0円、月額8,800円（税別）からです。6ページ構成のプランは月額13,800円（税別）です。サーバー、独自ドメイン、SSL、保守はすべて月額に含まれ、月5回までの更新代行も同じ月額の中です。料金の改定や休業日のお知らせ、機材の入れ替えも、ご連絡いただければこちらで反映します。

最低契約期間は6ヶ月です。7〜35ヶ月で解約された場合、サイトは非公開になります。36ヶ月以上ご継続いただいた場合は、サイトをお渡しします。

私たちがやらないこと

予約の仕組みそのものの開発はしていません。予約サイトとの契約や、料金の決め方の判断もしません。使える用途が建物や地域の決まりに合っているかの判断もいたしません。そこは所管の窓口や専門家に確かめていただくようお願いしています。

サイトを直すことで予約が増えるとお約束することもいたしません。

実際にお作りしたサイトは 制作実績、料金と条件は ホームページ制作のページ に載せてあります。神戸市北区鈴蘭台を拠点に、2025年10月6日に設立した会社です。

予約サイトには載っているが、自分のサイトは住所と写真だけという方は、一度ご相談ください。

9. まとめ：「この部屋で、うちの用事ができるか」に答える

貸し会議室やレンタルスペースのホームページで押さえることは5つです。

• 定員は並べ方ごとに、設備はつなぎ方まで ― 写真も並べ方ごとに。音の漏れ方は使い方で書く
• 料金は総額が分かる形に ― 最低時間、準備と片付け、曜日の境目、延長、機材、キャンセルを並べる
• 空き状況の正しい情報は1か所に ― 手で書き換える空き表は置かない。予約がどの時点で決まるかを書く
• 使える用途は例で、使えない用途は理由と一緒に ― 迷う用途は、予約の前に相談してもらう
• 当日の流れを先に書く ― 鍵の受け取り方と返し方、近隣への配慮は行動で、飲食は3つに分けて

借りる人が最後に確かめているのは、「この部屋で、自分たちの用事ができるか」です。そこに答えるのが、自分のサイトの役目です。

まず、今日できること

予約の前の電話やメールで聞かれたことを、2週間ほどメモしてみてください。メモした質問の答えが、自分のサイトに書いてあるかを探すと、足りないところがそのまま見つかります。

ぜひ一度、お話を聞かせてください。毎回電話で答えていることを、予約の前に読める形にするところから、ご一緒します。