社内に、ホームページの担当者を決めるかどうか

1. 「担当、というほどの人はいないんです」

中小企業の経営者の方とお話していて、こんな言葉を聞くことがあります。

「ホームページの担当者は誰ですかと聞かれると、困るんです。作るときは私が打ち合わせに出ましたが、そのあとは誰ということもなくて。気づいた人が制作会社に連絡している、という感じです」

小さな会社では、これが普通です。ホームページのためだけに人を置く余裕はありませんし、置くほどの仕事量があるとも思えない。だから担当を決めないまま、公開後の日々が過ぎていきます。

ただ、担当がいない状態は、止まっていることに誰も気づかない状態でもあります。更新が止まっても、問い合わせが宙に浮いても、それが誰の仕事でもないからです。

この記事の答えを先に書くと、専任の担当者は要りません。ただ、兼任でよいので、受け持つ範囲を決めた1人は置いたほうがいい、というものです。

この記事で書くこと

• 担当がいないと、何が止まるか
• 兼任の担当が受け持つ4つの仕事
• どんな人に向いているか
• 担当に任せきりにしないための、社長との分け方
• 1人に集中させないための、控えの置き方
• かける時間を決めて、書き残しておく方法

担当者が辞める・異動するときの引き継ぎは ホームページの担当者が辞める・異動するときの引き継ぎ に、更新を続けるための当番表の作り方は 更新を続けられる会社と、止まる会社の違い に書きました。この記事は、その手前の話です。そもそも担当を置くか、置くなら何を任せるかを扱います。

2. 担当がいないと、何が止まるか

担当がいない会社で起きていることを、4つに分けて書きます。どれも、目立った失敗ではありません。静かに止まります。

更新が止まる

お知らせの最終更新日が、1年以上前のままになっている。新しく始めたサービスが載っていない。こうしたことは、誰かが材料を集めて送らない限り、そのままです。

社員はそれぞれ、載せたほうがいいことに気づいています。ただ、誰に渡せばいいか分からないので、気づいたまま終わります。

問い合わせが宙に浮く

フォームから届いた問い合わせが、誰のものでもない状態になります。全員が読める受信箱に届き、全員が「誰かが返しただろう」と思う。返事が無いまま数日たち、お客様は別の会社に連絡します。

制作会社からの確認が、返ってこない

制作会社から「この写真を差し替えてよいですか」「更新の期限が近づいています」と連絡が来ても、宛先が社長だけで、社長が忙しいと止まります。確認を待っているあいだ、作業も止まります。

何が載っているか、誰も知らない

営業の人が、お客様から「サイトに書いてある料金と違う」と言われて初めて、古い情報が残っていると気づく。自社のサイトに何が載っているかを、社内の誰も把握していない状態です。社内で使われていないサイトを使う場面に変える話は ホームページを作ったのに、社内で誰も見ていない にまとめました。

4つとも、担当を1人決めて、受け持つ範囲を書いておけば防げることです。

3. 専任でなくてよい。兼任で受け持つ4つ

担当を置くといっても、ホームページだけを仕事にする人は要りません。本業を持った人が、兼任で受け持つ形で足ります。

大事なのは、受け持つ範囲をはっきりさせることです。「ホームページ担当」とだけ伝えると、何をすればいいのか分からず、結局何もしないか、全部を抱え込むかのどちらかになります。

受け持つのは、次の4つです。

① 更新の材料を集める

載せたほうがいいことを、社内から集める役です。自分で記事を書く必要はありません。現場の写真、終わった仕事の概要、お客様によく聞かれること。社員が持っている材料を受け取って、制作会社に送る、あるいは自分で載せます。

社員に原稿を書いてもらうときの聞き方は ホームページの原稿を、社員に書いてもらう に書きました。担当の仕事は、書くことより、聞いて集めることです。

② 制作会社との窓口

制作会社とのやりとりを、1人にまとめる役です。修正の依頼を出す、確認に答える、見積もりや更新の連絡を受ける。

窓口が1人だと、制作会社の側も話が早くなります。同じ会社の別の人から、食い違う依頼が届くことが無くなるからです。ただし、窓口は決める人ではありません。社長に聞かないと決められないことは、持ち帰ります。この分け方は第5章で書きます。

③ 月1回の確認

月に一度、自社のサイトを開いて見る役です。見るのは、次のようなところです。

• 古くなった情報 ― 営業時間、料金、社員の名前、終わったお知らせ
• 表示の崩れ ― スマートフォンで開いて、読めないところが無いか
• フォーム ― 自分で送ってみて、届くか
• 数字 ― アクセスや問い合わせの件数を、前の月と比べる

全部を直す必要はありません。気づいたことを、制作会社か社長に伝えるところまでが役目です。

④ 問い合わせの振り分け

問い合わせが届いたら、まず読んで、誰が答えるかを決める役です。自分で全部に答えるのではなく、答える人に回すところまでを受け持ちます。

営業の相談は営業の人へ、採用の応募は採用の担当へ、売り込みは返さない箱へ。振り分ける人が決まっているだけで、宙に浮く問い合わせは減ります。

4. 誰に向くか ― 現場を知っている人

担当を決めるとき、多くの会社は「パソコンに詳しい人」を選びます。ただ、4つの仕事を見ると、向いている人は少し違います。

パソコンに詳しい人とは限らない

4つのうち、操作が要るのは一部だけです。更新を制作会社に頼める形にしておけば、担当は材料を送るだけで済みます。操作が苦手でも更新を止めない進め方は パソコンが苦手でも、ホームページの更新を止めない方法 に書きました。

むしろ大事なのは、載せる材料がどこにあるかを知っていることです。

現場とお客様の両方に近い人

向いているのは、現場で何が起きているかを知っていて、お客様からどう見えるかも分かる人です。

• 現場の写真が、どこにあるかを知っている
• お客様によく聞かれることを、覚えている
• 社内の誰に聞けば何が分かるかを、知っている

事務の方、営業の方、現場のまとめ役の方。会社によって違いますが、社内の話が自然に集まってくる人が、材料集めにも振り分けにも向いています。

「若いから」だけで任せない

よくあるのが、いちばん若い社員に「詳しそうだから」と任せる形です。操作はできても、現場の材料がどこにあるか分からず、社内の誰に聞けばいいかも分からない。聞きに行きにくい立場の人に任せると、材料が集まりません。

若い方に任せるなら、材料を持っている人に声をかけやすいよう、社長から社内に一言伝えておいてください。

社長が自分で持つ場合

社員が少ない会社では、社長ご自身が担当を兼ねることもあります。それで構いません。

ただし、社長は忙しいので、4つのうちどれかを外に出すことを考えてください。更新の作業は制作会社に、問い合わせの振り分けは事務の方に、というように。全部を社長が抱えると、忙しい月にまとめて止まります。

5. 任せきりにしない ― 決めるのは社長

担当を決めると、今度は任せきりになることがあります。担当が決めていいことと、社長が決めることを分けておきます。

担当が決めること、社長が決めること

担当に決めてよいことが無いと、何をするにも社長の返事を待つことになり、担当は動けません。逆に、何でも決めてよいことにすると、会社の方針と違うことが載ります。線は、担当が迷わない場所に引いてください。

担当に、決められない話を持たせない

いちばん困るのは、制作会社との打ち合わせに担当だけが出て、その場で決められない話が出る場面です。担当は持ち帰り、社長に伝え、返事をまた制作会社に戻す。これが何往復も続きます。

方針を決める打ち合わせには、社長が出てください。担当は同席して、決まったことを持って帰る役です。打ち合わせを1回で終わらせる準備は 制作会社との打ち合わせを、1回で終わらせる準備 にまとめました。

月に一度、短く聞く

社長がやることは、もう1つあります。月に一度、担当から短く話を聞くことです。

• 今月、何を載せたか
• 月1回の確認で、何に気づいたか
• 社長が決めないと進まないことは何か

これだけで、担当の仕事が社長に見えるようになります。担当の仕事が見えないと、評価もされず、続かなくなります。

6. 1人に集中させず、控えを置く

担当を1人決めたら、同時に控えも1人決めます。担当が1人だけだと、その人が休んだ日に、また全部が止まるからです。

控えは、何ができればよいか

控えは、担当と同じことができなくて構いません。できればよいのは、次の3つです。

• 問い合わせを読んで、回せる ― 担当が休みの日に、振り分けだけを代わる
• 制作会社に連絡できる ― 連絡先と、窓口が誰かを知っている
• どこに何があるか分かる ― 材料の置き場所と、ログインの方法を知っている

この3つができれば、担当が休んでいるあいだも、問い合わせと連絡は止まらずに済みます。

休みと繁忙期の回し方

担当の休みが分かっているときは、その期間だけ控えに切り替えると、社内と制作会社に伝えておきます。伝えておかないと、制作会社は担当の返事を待ち続けます。

本業が忙しくなる時期がある会社は、その時期だけ控えと役割を入れ替えるのも1つの手です。忙しい人に兼任を続けさせると、いちばん後回しになるのがホームページです。

名義と届き先は、人に付けない

控えを置いても、ログインのIDや問い合わせの届き先が担当個人のアドレスになっていると、控えは入れません。名義と届き先は、人ではなく会社のアドレスに付けておく。これが控えを機能させる前提です。移し方は冒頭で挙げた引き継ぎの記事に書きました。

7. かける時間を決めて、書いておく

最後に、担当がどのくらいの時間をかけるかです。ここを決めないまま任せると、続きません。

時間の目安は、会社ごとに違う

月にどのくらいの時間がかかるかは、会社によってまったく違います。お知らせを月に何本載せるか、問い合わせが何件来るか、更新を制作会社に頼めるか。決まった目安はありません。

だからこそ、最初の数ヶ月は実際にかかった時間を記録してみてください。そのうえで、「月にこのくらい」と社長と担当で決めて、書いておきます。

業務の中に入れる

兼任でいちばん起きやすいのは、ホームページの仕事が「本業の空いた時間にやること」になることです。空いた時間は、たいてい来ません。

• 業務時間の中でやる ― 残業や休日に回さない
• 曜日や日を決める ― たとえば「月初の確認は第1週のうちに」
• 評価の中に入れる ― やったことが本業と同じように見られるようにする

3つ目は見落とされがちです。評価されない兼任は、いちばん先に止まります。

1枚に書いておく

決めたことは、1枚の紙にまとめておきます。書くのは、担当と控えの名前、受け持つ4つの仕事、担当が決めてよいことと社長が決めること、かける時間と曜日、制作会社の連絡先です。

この1枚があれば、担当が替わるときも、紙を渡すだけで役割が引き継げます。人に付いていた仕事が、会社の仕事になります。

見直す時期

半年に一度くらい、この紙を見直します。時間が足りているか、受け持つ範囲が広すぎないか、控えが実際に動けているか。担当の異動や、ページを増やしたときも見直しの機会です。

8. 雄喜晃の伴走：担当の方の窓口になります

私たち雄喜晃のホームページ制作では、最初のお打ち合わせで「公開したあと、こちらとやりとりするのはどなたですか」と伺います。決まっていなければ、この記事の4つの仕事をもとに、一緒に考えます。

私たちがやること

• 担当の方の窓口になる ― 修正の依頼や確認は、担当の方とやりとりします。社長の判断が要ることは、その旨をお伝えします
• 材料を受け取って載せる ― 写真と一言を送っていただければ、文章を整えてページに載せます。写真は、貴社で撮っていただいたものを整えて載せます
• 控えの方にも連絡できるようにする ― 担当の方がお休みのときの連絡先を、最初に伺っておきます
• 受け持つ範囲の紙を一緒に作る ― 担当が決めてよいことと社長が決めることの線を、お打ち合わせの中で一緒に引きます

料金と条件

料金は制作費0円、月額8,800円（税別）です。6ページ構成のプランは月額13,800円（税別）です。サーバー、独自ドメイン、SSL、保守は月額に含まれます。月5回までの更新代行も同じ月額の中なので、担当の方は操作を覚えなくても、材料を送るだけで更新が進みます。

最低契約期間は6ヶ月です。7〜35ヶ月で解約された場合、サイトは非公開になります。36ヶ月以上ご継続いただいた場合は、サイトをお渡しします。

私たちがやらないこと

• 貴社の担当者を、私たちが代わりに務めることはしません。社内の材料を集めるのは、社内の方にしかできないからです
• 誰を担当にするかを、私たちが決めることはしません。社内の人の配置は、社長が決めることです
• 何を載せるか、載せないかの判断はしません。判断は社長にお願いし、私たちは決まったことを形にします。検索順位や問い合わせの増加をお約束することもしません

実際にお作りしたサイトは 制作実績、料金と条件は ホームページ制作のページ に載せてあります。神戸市北区鈴蘭台を拠点に、2025年10月から活動しています。

「サイトのことを誰が見るのか、社内で決まっていない」という方は、一度ご相談ください。

9. まとめ：専任は要らない。範囲を決めた1人と、控えを置く

社内にホームページの担当者を決めるときに、押さえることは5つです。

• 担当がいないと、静かに止まる ― 更新、問い合わせ、制作会社への返事、載っている情報の把握
• 兼任で、4つを受け持つ ― 材料を集める、制作会社との窓口、月1回の確認、問い合わせの振り分け
• 向いているのは、現場を知っている人 ― パソコンに詳しい人とは限らない。社内の話が集まる人
• 決めるのは社長、線を書いておく ― 担当が決めてよいことを分け、方針の打ち合わせには社長が出る
• 控えを置き、時間を決めて書く ― 名義と届き先は会社に。かける時間は会社ごとに決め、業務の中に入れる

担当を決めるのは、仕事を1人に押し付けるためではありません。誰の仕事でもなかったことを、会社の仕事にするためです。範囲が決まっていれば、兼任でも回ります。

まず、今日できること

社内で、ホームページのことを聞かれたら誰の名前が挙がるかを考えてみてください。名前が挙がらなければ、そこが最初に決めるところです。挙がったなら、その人に4つの仕事のうち、どれを今やっているかを聞いてみてください。

ぜひ一度、お話を聞かせてください。貴社の中で、誰が何を受け持つかを決めるところからご一緒します。